تعقد الاجتماعات الفردية بالأساس عبر الهاتف بالطريقة نفسها التي تعقد بها شخصي، ويكون فيها المدير مسئولاً عن التالي:
أن يكون متاحاً. اجعل من التواصل الفردي وجهاً لوجه مع الموظف أولوية لك. ولا ينبغي لشيء إلا الطوارئ أو الإجازات أن يسر لك الاجتماعات. أعد جدولاً والتزم به.
إن لم يستطع التواجد في أثناء الاجتماع، فليضع خطة مناسبة للطوارئ.
التأكد من خلو الاجتماع من المركبات أو المشوشات. (اغلق باب المكتب؛ ولا تتلق المكالمات الهاتفية).
جعل ملاحظاته متاحة لاستعراض الأداء اليومي والالتزامات المأخوذة في أثناء الاجتماعيات السابقة.
الحرص على أن يكون الاجتماع تجربة تشارك إيجابية، فيجب أن يشعر الموظف بأن الاجتماع مفيد، وليس مجرد مضيعة للوقت، أو تدقيق حسابات أو تقييم.
والطريقة التي تعقد بها الاجتماعات الفردية مهمة للغاية، فالهدف هو دعم الموظف وتشجيعه لا جلده! فالقادة البارعون يفعلون الأولى، في حين يقوم القادة السيئون بالثانية. اجعل هدفك أن تكون متعاوناً وأن تطور موظفيك، لا أن تكون مؤذياً أو عديم الفائدة. تذكر معادلة الأدا المتميز التي سبق أن ناقشناها. الناس بحاجة للتوجيه، لا إلى النقد الهدام. فالقادة والبارعون يوجهون الآخرين بشكل جيد، ويرسخون بداخلهم الرغبة في التفوق. أما الرؤساء السيئون فعادةً ما يتصفون بكثرة انتقادهم، ومن ثم يخلقون مشاعر الامتعاض والدفاع بداخل الآخرين؛ بل إنهم لا يحاولون أن يكونوا مدربين ناجحين. وفيما يلي العناصر الأساسية لعملية الاجتماعات الفردية:
أ. اطرح الأسئلة. أنت تريد في الاجتماع الفردي حواراً ثنائياً وليس منفرداً.
ب. اطلب حلولاً. أدخل الموظفين في نقاش حول التقدم في أهدافهم والمجالات التنموية أو المشكلات. احصل أولاً على آرائهم وأفكارهم، ثم أضف تعليقك الخاص.
ج. احتفظ بالخطط والالتزامات. دون ملاحظات من أجل توثيق مناقشتك. واطلب من الموظفين فعل الشيء نفسه حتى تتمكن من استعراض التقدم خلال الاجتماعات المستقبلية ومن متابعة خطط التصرف المتفق عليها.